Bieżący rok upływa, przynajmniej w wybranych rejonach kraju, pod hasłem moratorium na wycinki lasów. Niektórzy zulowcy do dziś drżą już nawet nie o realizację pełnego, całorocznego planu, ale choćby minimum 70 proc. wartości umowy. Są zapewne nadleśnictwa, które z obawą patrzą na przebieg pozyskania i liczą się z roszczeniami ze strony wykonawców z tytułu strat spowodowanych niezapewnieniem gwarantowanego poziomu.

Uważam, że pod tym kątem 2024 r. jest przełomowy, bo daje przemyślenia, z których należy wyciągnąć wnioski na przyszłość. Doświadczenie pokazuje, że wbrew przyzwyczajeniom, czasami wieloletnim, wcale nie każda, kolejna umowa musi kończyć się realizacją pełnego planu. Warto po prostu uświadomić sobie, że tego zamawiający, zgodnie ze standardowymi, niezmiennymi zapisami, nie zapewnia. Opis przedmiotu zamówienia i jego maksymalna wartość (cena ofertowa) oraz ilości w kosztorysie są faktycznie szacunkowe. Nie można polegać na przekonaniu, że na pewno zostaną zrealizowane w całości. Kosztorys trzeba tak skalkulować, aby przed tym ryzykiem się uchronić.

[...]

Udostępnienie zasobów

Ten, kto składa ofertę, a nie spełnia warunków przetargowych i chce wykorzystać ludzi, sprzęt lub przerób koleżanki lub kolegi, musi sobie zadać podstawowe pytanie, tj. na jakiej zasadzie odbędzie się ta współpraca. Jest to kwestia zasadnicza dla procedury przetargowej. Jeżeli bowiem dochodzi do tzw. „udostępnianie zasobów”, firma udostępniająca zasoby podlega weryfi kacji przetargowej tak, jakby sama składała ofertę. Ma obowiązek złożenia JEDZ-a i innych zaświadczeń. O „udostępnianiu zasobów” mówimy wtedy, gdy następuje ich oddanie typowo pod konkretny przetarg, współpraca jest wypadkowa, krótkoterminowa, nakierowana na spełnienie warunków przetargowych, zamyka się w okresie przyszłej umowy z nadleśnictwem.

W sytuacjach, gdy od wielu miesięcy mamy w wypożyczeniu harwester znajomego i opłacamy za to stałą fakturę, a współpraca ma trwać jeszcze długo, udostępnienie potencjału nie zaistnieje. Dlatego właśnie ciągnik w leasingu nie wymaga składania JEDZ przez fi rmę leasingową. W przypadku wykorzystania przerobu sytuacja wymaga jeszcze większej staranności. Firma, która daje własne doświadczenie, składa oferentowi przetargowemu zobowiązanie (pod- Dział specjalny GAZETY LEŚNEJ Poradnik przetargowy pisane elektronicznie, dołączane do oferty), że wykona te prace, do których doświadczenie jest wymagane. W przypadku usług leśnych mówimy zatem w zasadzie o wszystkich pracach, bowiem rzadko SWZ nakazuje doświadczenia w jakimś wycinkowym zakresie, z wyjątkiem szkółek – tam często warunek ogranicza się do szkółkarstwa właśnie.

Treść zobowiązania musi być starannie przygotowana, jednoznaczna, aby nie było wątpliwości co do skali, zakresu lub czasu zaangażowania firmy zewnętrznej w planowane czynności. Brak zobowiązania złożonego wraz z ofertą nie powoduje jej odrzucenia, istnieje możliwość uzupełnienia dokumentu, ale będzie musiał on być bezbłędny zgodnie z zasadą jednokrotnego poprawiania.

Ile razy poprawiamy dokumenty przetargowe?

Wszyscy wiemy, że tylko raz. Nie wszyscy jednak rozumiemy, jakie konsekwencje ma ta zasada. Wspomniałem o staranności przy pisaniu zobowiązania do udostępnienia zasobów. Pomyłki mogą się zdarzyć i temu właśnie służy reguła jednorazowej poprawki. Jeżeli z niedbalstwa lub braku czasu rezygnujemy ze złożenia wraz z ofertą danego dokumentu lub jego uzupełnienia (np. pusty JEDZ lub brak wspomnianego zobowiązania do udostępnienia zasobów), licząc na jego dosłanie na dalszym etapie, pozbawiamy się możliwości korygowania treści gdyby okazała się błędna. To bardzo ryzykowna strategia!

[...]

Kara umowna a rozliczenia z podwykonawcą

Okres przygotowywania ofert to nie jest zwykle czas, gdy zule zawierają umowy ze swoimi podwykonawcami. Takie ustalenia często finalizują się dopiero po wyborze ofert. Dobrze jednak już teraz przemyśleć pewne kwestie dotyczące przyszłych rozliczeń za podwykonawstwo. Mam na myśli problematyczną sprawę zapłaty wynagrodzenia w przypadku naliczenia kary umownej przez nadleśnictwo, zawinionej przez podwykonawcę.

Wyobraźmy sobie, że główny wykonawca już wie, że kara będzie naliczona (np. za nieprawidłowe ucięcie pniaków), ale przedłuża się procedura kalkulowania i wystawienia noty. Jednocześnie podwykonawca doręcza własną fakturę i, zgodnie z umową, oczekuje zapłaty w określonym terminie.

Główny wykonawca, dopóty nadleśnictwo faktycznie nie obciąży go karą i oczywiście, gdy on sam nie kwestionuje tej kary, pozostaje w kłopocie. Jeżeli zapłaci podwykonawcy, a współpraca jest doraźna lub właśnie się kończy (bo jest grudzień), nie będzie z czego potrącić jej w przyszłości. Z drugiej strony, dopóki zamawiający nie pobierze pieniędzy od zula, wykonawca nie ma kosztu, który mógłby przerzucić na mniejszego kontrahenta, czyli nie ma z czym skompensować faktury. Dobrym sposobem na zaradzenie tej sytuacji jest wpisanie odpowiedniej klauzuli do umowy podwykonawczej.

Zgodnie z nią, wykonawca będzie mógł wstrzymać zapłatę, bez płacenia odsetek za opóźnienie, w przypadku zaistnienia sytuacji uzasadniającej naliczenie kary przez nadleśnictwo. Jeżeli będzie jasne, że kara się pojawi, podwykonawca zostanie zmuszony cierpliwie oczekiwać, przy czym czas oczekiwania powinien zostać ograniczony (np. maksymalnie 30 dni).

To jedynie fragment dłuższego tekstu, który znajdziecie na łamach październikowego numeru GAZETY LEŚNEJ. Prawnik opowiada w nim między innymi, co może spowodować utratę wadium, jak rozumieć kwestię rażąco niskiej ceny czy co robić kiedy platforma przetargowa zawiedzie. Chcesz przeczytać w całości ten i znacznie więcej podobnych tekstów branżowych? Zaprenumeruj GAZETĘ LEŚNĄ - największy miesięcznik dla wszystkich pracujących w lesie!